Cómo ejecutar informes de software de CRM

• Los informes de CRM son esenciales para cualquier pequeña empresa con un equipo de ventas o marketing, ya que permite a las empresas centralizar datos sobre interacciones con clientes potenciales y clientes.
• Los informes de CRM brindan información detallada sobre el proceso de ventas y cómo los clientes potenciales interactúan con su marca, lo que lo ayuda a mejorar estos procesos clave.
• La calidad de los datos es lo más importante cuando se trata de informes de CRM precisos y efectivos. Los datos incorrectos revelarán información inexacta.
• Este artículo es para propietarios de pequeñas empresas, o sus equipos de ventas y marketing, que estén interesados ​​en cómo el software CRM y los informes de datos pueden mejorar la generación de clientes potenciales, la participación del cliente y, en última instancia, impulsar las ventas.

El software de CRM permite que las pequeñas empresas almacenen y analicen cantidades masivas de datos sobre cómo los clientes y los clientes potenciales interactúan con los representantes de la marca. Esto puede brindar a las empresas una ventaja cuando se trata de monitorear los procesos de ventas, comprender la información del cliente y realizar un seguimiento del desempeño general de la empresa. Sin un sistema CRM moderno, cualquier negocio de ventas o marketing está un paso por detrás de la competencia. No sorprende, entonces, que se espera que el software CRM se expanda a $ 114.4 mil millones para 2027.

Si ya tiene un sistema CRM, aprender a optimizar su uso puede ser un desafío. Si bien la mayoría de las empresas de software brindan instrucciones detalladas sobre el uso de su sistema, aún puede ser difícil entender cómo aprovechar al máximo su software. Cuando se trata de software de CRM, la calidad de los datos es la parte más importante para aprovechar al máximo su paquete de tecnología. Los datos incorrectos conducen a análisis deficientes, que en última instancia pueden conducir a malas decisiones comerciales.

Importancia de los informes de CRM

Los informes de CRM incluyen aspectos importantes de sus operaciones de marketing y ventas, incluido su flujo de ventas, campañas de marketing en varios canales y datos de clientes para respaldar la generación y el cultivo de clientes potenciales.

Estos datos permiten a las pequeñas empresas tomar información comercial de alto nivel y traducirla en evidencia procesable para las decisiones de la empresa. Al verlo todo en un solo lugar, puede digerir análisis importantes relacionados con su negocio y asegurarse de que su empresa esté tomando las decisiones comerciales más informadas.

Por ejemplo, si un análisis de su canal de ventas muestra que la mayoría de los clientes se están retirando en medio de completar un formulario de información de contacto, puede suponer que debe simplificar el formulario. Si los datos de sus clientes sugieren que sus compradores típicos están listos para realizar compras inmediatas, es posible que desee ejecutar anuncios que se vinculen directamente a las páginas de destino del producto o a su tienda de comercio electrónico.

Vivimos en una era donde la información lo es todo. Sin embargo, tener cantidades masivas de datos, especialmente si se trata de datos incorrectos, no otorgará a sus equipos la información que necesitan para tomar las mejores decisiones. Los informes de CRM pueden contextualizar la cantidad cada vez mayor de datos que recopilan las empresas para respaldar una mejor toma de decisiones basada en información precisa basada en datos.

Los malos informes de CRM le costarán dinero a su empresa

La información sobre sus clientes, ofertas y dónde se encuentran en la tubería puede provenir de una multitud de fuentes diferentes. Las llamadas telefónicas, los correos electrónicos, las redes sociales, las notas escritas a mano y las reuniones de seguimiento son fuentes potenciales de información.

Recopilar y organizar esta información podría ser un trabajo de tiempo completo para una persona. Más importante aún, cuando no se cuenta con un sólido sistema de informes de CRM, puede ser fácil perder los detalles más importantes de cada prospecto, cliente y venta. En última instancia, esto le costará dinero a su empresa, ya que los clientes se quedan fuera del proceso de ventas, las ventas finalizadas no se registran correctamente y las relaciones comerciales comienzan a fallar.

Además de tener más información sobre cómo su empresa procesa las ventas, las funciones de informes de CRM también le permitirán integrar sin problemas otras áreas de su negocio. El software CRM se conecta directamente con otras aplicaciones comerciales, como software de firma de documentos, software de contabilidad y software de automatización de marketing. La información a menudo fluye en ambos sentidos cuando estos sistemas están todos conectados, por lo que puede eliminar los silos en su negocio y asegurarse de que su empresa esté haciendo el mejor uso de todos sus datos.

Informes de CRM: tipos y categorías

Antes de entrar en los principales tipos de informes de CRM y algunos ejemplos de informes para buscar y ejecutar en su propio software de CRM, es importante comprender una distinción que separa dos tipos de informes: informes enlatados y personalizados. También hay tres categorías de datos que pueden facilitar el desciframiento de lo que cada informe puede ofrecer a su empresa. Estas tres categorías son informes de ventas, informes de campañas e informes de clientes.

Informes de CRM enlatados

Los informes de CRM enlatados son informes que ya están configurados. A veces, estos pueden ser limitados, pero son fáciles de ejecutar e interpretar. Y a pesar de sus limitaciones, siguen siendo opciones viables para muchas empresas y pueden proporcionar gran información sobre decisiones empresariales de alto nivel. Como una opción de generación de informes más genérica, son útiles, pero si está buscando informes más matizados basados ​​en las necesidades específicas de su empresa, querrá consultar los informes personalizados.

Informes personalizados de CRM

Los informes personalizados de CRM le permiten incluir variables únicas en su conjunto de informes. Esto significa comprender detalles matizados sobre su empresa y su proceso de ventas o marketing. También puede permitirle comprender verdades ocultas en los datos relacionados con su negocio. Por ejemplo, si ejecuta un informe de ventas, es posible que se dé cuenta de que los ingresos disminuyen trimestre tras trimestre. ¿Pero por qué? Con los informes personalizados, puede dividir los datos hasta que se dé cuenta de que la retención de clientes se ha desplomado en los últimos dos meses y ha provocado un lastre en las ventas; ahora sabe dónde buscar para rectificar el problema.

Informes de ventas

Los informes de ventas cubren temas importantes relacionados con su embudo o embudo de ventas. Estas fuentes de datos incluyen ingresos, flujo de ventas general, objetivos de ventas ajustados y desempeño categorizado por miembros del equipo de ventas. Los informes de ventas pueden ayudarlo a comprender cómo los clientes potenciales se convierten en clientes y dónde pueden existir ineficiencias o debilidades en el canal de ventas.

Informes de campaña

Este tipo de informes está ligado a los procesos de marketing. Incluye cosas como datos de correo electrónico, información de la página de destino, generación de fuentes de clientes potenciales y otros tipos de datos de marketing. Se puede utilizar para mejorar sus campañas de marketing y generar más conversiones, ya sean clics en anuncios o registros de correo electrónico, mediante la implementación de contenido más efectivo en los canales correctos en los momentos correctos. Cuando se combinan con información de los datos de ventas, los informes de campaña pueden proporcionar a las pequeñas empresas información sobre el rendimiento de los anuncios, la voz de la marca y la estrategia general de marketing.

Informes de clientes

Tanto los equipos de ventas como los de marketing deben poder acceder a los datos de los informes de los clientes para mejorar sus propios procesos. Los informes de clientes se refieren a datos impulsados ​​por los clientes, como patrones de compra, datos demográficos de los clientes, rentabilidad e información confidencial de contacto de los clientes. Tenga en cuenta que si bien los conocimientos de este tipo de informes deben compartirse con su empresa en general, solo unos pocos deben acceder a los datos duros, especialmente con respecto a la información relacionada con la privacidad del cliente.

Nota del editor: ¿Está buscando la solución de CRM adecuada para su empresa? Complete el siguiente cuestionario para que nuestros socios proveedores se comuniquen con usted acerca de sus necesidades.

6 informes que puedes generar con tu CRM

Cada sistema de CRM es diferente y, a menudo, los informes de CRM pueden tener nombres diferentes según el software que utilice. Al considerar qué informes son adecuados para su negocio, considere la información dentro del informe y si se adapta a sus necesidades comerciales. Sin embargo, en aras de la especificidad, hemos incluido ejemplos de cada tipo de informe a continuación:

1. Informes de rentabilidad

Los informes de rentabilidad resaltan de dónde proviene su dinero. Este informe de CRM extraerá su base de datos de clientes y organizará la información en función de quién proviene su dinero. Esto puede permitirle analizar el historial de compras, los hábitos de compra de los clientes y otra información básica de los clientes sobre cómo interactúan con su negocio. Estos informes arrojarán información importante, como quién hace la mayor contribución a sus ingresos, quién es su cliente más leal y qué clientes tienen el mayor potencial para convertirse en clientes recurrentes. Hay una amplia gama de informes de rentabilidad. Aquí están algunos ejemplos:

• Informe CRM de ventas totales
• Ventas previstas por informe CRM de origen
• Informe de CRM de motivo de pérdida de trato
• Informe CRM de ventas por propietario
• Informe CRM de objetivos de ventas

2. Informes del ciclo de ventas

Este tipo de informes cubren toda la duración del ciclo de ventas. Eso incluye el comienzo del proceso que involucra la captura de prospectos hasta el final del proceso que resulta en el cierre. A medida que el proceso de compra continúa creciendo y cambiando, es importante contar con informes que se centren directamente en cómo los clientes proceden durante el proceso de compra. Los ciclos de ventas difieren de canalizaciones de ventas o embudos de ventas en el sentido de que se centran en clientes individuales. Los informes de canalización, a los que llegaremos más adelante, implican una descripción general de todas las ventas. Estos son algunos ejemplos de informes de ciclo de ventas:

• Informes CRM de actividad de ventas
• Resumen de actividades Informe de CRM
• Informe CRM de conocimientos de éxito
• Informe CRM de análisis de duración de etapa

3. Informes de canalización de CRM

Los informes de canalización resaltan el proceso de ventas completo y brindan información sobre cómo progresan o retroceden los clientes potenciales a través del embudo general. Estos informes también pueden mostrar qué oportunidades están pendientes, lo que puede permitir a los especialistas en marketing crear mejores campañas en torno a sus productos. También puede permitir que los vendedores perfeccionen mejor sus habilidades de ventas y se concentren en un área de la tubería general. Estos son algunos ejemplos de informes de canalización:

• Informes CRM de desarrollo de canalización
• Informes de CRM de distribución de etapas
• Informes de CRM del embudo de ventas

4. Informes de previsión de ventas

Una vez que comprenda el ciclo de ventas y el canal de ventas, puede concentrarse en pronosticar las ventas generales. Esto le proporcionará información importante sobre los ingresos futuros, las ganancias y cómo su empresa puede mejorar su proceso de ventas para satisfacer sus necesidades. Muchas empresas emiten pronósticos de ventas mensuales o trimestrales. Ejemplos de informes de previsión de ventas incluyen:

• Informe CRM de ventas previstas
• Ventas previstas por informe CRM de origen
• Informe CRM de objetivos de ventas

5. Informes de conversión de ventas

Estos informes se vuelven específicos sobre qué porcentaje de sus clientes potenciales se convierten. También se enfocan en tratos ganados o perdidos por el equipo de ventas dentro de un período de tiempo definido. Según Keap, esto suele ser algo que se maneja por fuente. Esto significa que estos informes de conversión se centrarán en la conversión de clientes potenciales relacionada con canales específicos, como el correo electrónico o las redes sociales. Ejemplos de informes de conversión de ventas incluyen:

• Informe de conversión de etapa por propietario CRM
• Motivo de la pérdida por informe CRM de origen
• Razón de pérdida por informe de CRM del propietario
• Informe de CRM del panel de rendimiento del representante

6. Informes de progreso de objetivos

Todos estos datos e información deben contribuir a los objetivos generales de su empresa. El software CRM puede rastrear esos objetivos y los datos vinculados a ellos. Al prestar mucha atención al progreso de su empresa hacia sus objetivos generales, puede mantener su negocio encaminado. Estos informes pueden brindarle una vista rápida del panorama general sin atascarlo en los detalles de la campaña o los detalles de la canalización. Ya hemos mencionado algunos informes de progreso de objetivos, pero aquí hay un par de ejemplos más como referencia:

• Informe CRM de objetivos de ventas
• Informe de CRM de objetivos de tratos ganados

Cómo hacer un informe de CRM

Ahora que conoce el poder de los informes de CRM, cómo puede afectar su negocio y cuáles son los seis informes más importantes para su empresa, es importante comprender cómo crear informes de CRM efectivos. El proceso para crear un informe en su software CRM específico variará ampliamente según el software que esté utilizando. Sin embargo, hay algunas lecciones de alto nivel a tener en cuenta que pueden ayudarlo a crear informes de CRM precisos e informativos para mantener su negocio en el camino correcto. Estos son los cuatro pasos principales para crear informes de CRM efectivos y analizarlos adecuadamente:

1. Garantizar datos precisos de los clientes.
2. Elija los informes que necesita.
3. Elija las métricas que necesita medir.
4. Alinee los conocimientos con los objetivos y la estrategia general.

1. Asegúrese de que los datos del cliente sean precisos.

La parte más importante de ejecutar un sistema CRM funcional es asegurarse de que sus datos sean precisos. Esto podría significar revisar los datos de los clientes para garantizar que la información no solo sea correcta, sino también actualizada. Los estudios muestran que los malos datos de prospectos hacen que los departamentos de ventas pierdan aproximadamente 550 horas y $32,000 por representante.

Es esencial que su empresa esté al tanto de sus estrategias de recopilación y actualización de datos. La mejor manera de hacer esto es hablar con las personas de su empresa que tienen acceso a la información del cliente. Al limitar el acceso a un pequeño número de personas en primer lugar, puede facilitar el control de cómo se recopilan e ingresan los datos en el sistema, evitando así contratiempos comunes, como el envío doble de formularios. Asegúrese de que los empleados con acceso a la información del cliente estén capacitados en procesos de seguridad, incluido cómo manejar información confidencial, cómo crear contraseñas seguras y cómo evitar intentos de phishing.

Una vez que tenga una idea de quién tiene acceso y, por lo tanto, cómo se recopila la información, puede observar más de cerca qué información está disponible. Si bien es difícil, al observar de cerca la información del cliente y verificar su precisión, puede clasificar los datos que son pertinentes para su negocio y crear informes de CRM exitosos.

2. Elija los informes que necesita.

Este paso se ha cubierto en gran parte en las secciones anteriores de este artículo. Al analizar los objetivos y estrategias de su negocio, puede hacer una lista de métricas importantes y tipos de datos que desea analizar. Al crear informes sobre estas áreas, puede aumentar la visibilidad de su negocio. Si está buscando un lugar para comenzar, es una buena idea definir los objetivos de su negocio y luego revisar qué opciones de informes de ventas, campañas y clientes están disponibles en su software de CRM.

3. Elija métricas para medir.

Este paso se puede hacer simultáneamente con el paso dos. Mientras analiza qué informes son pertinentes para su negocio, elija métricas que también sean cruciales para alcanzar los objetivos de su negocio. Cada software de CRM puede tener diferentes nombres para estas métricas, pero puede encontrar una lista de métricas de CRM comunes de ActiveCampaign a continuación. Por supuesto, no debe medir todas estas métricas. Estos simplemente están aquí para iniciar sesiones de lluvia de ideas sobre cuáles se aplican mejor a los objetivos de su negocio.

1. Número de prospectos
2. Número de nuevos clientes
3. Número de clientes retenidos
4. Tasa de cierre
5. Tasa de renovación
6. Número de llamadas de ventas realizadas
7. Número de llamadas de ventas por oportunidad
8. Cantidad de nuevos ingresos
9. Número de oportunidades abiertas
10. Duración de la etapa de ventas
11. Duración del ciclo de ventas
12. Número de propuestas dadas
13. Número de campañas
14. Número de respuestas de la campaña
15. Número de compras de la campaña
16. Ingresos generados por una campaña
17. Número de nuevos clientes adquiridos por campaña
18. Número de referencias de clientes
19. Número de visitas a la página web
20. Tasa de finalización de objetivos del usuario en la web
21. Tiempo por visita al sitio web
22. Valor de por vida del cliente
23. Ratio de venta cruzada
24. Relación de ventas adicionales
25. Tasa de crecimiento de la lista de correo electrónico
26. Número de casos atendidos
27. Número de casos cerrados el mismo día
28. Tiempo medio de resolución
29. Número promedio de llamadas de servicio por día
30. Tiempo de resolución de quejas
31. Número de devoluciones de llamadas de clientes
32. Costo promedio de servicio por interacción de servicio
33. Porcentaje de cumplimiento de SLAs
34. Llamadas perdidas antes de ser respondidas
35. Tiempo promedio de manejo de llamadas

4. Considere sus metas.

Todo este esfuerzo no tiene sentido si no está vinculado a una estrategia más amplia. En el mundo de los negocios de hoy, es fácil girar las ruedas enfocándose en herramientas, rastreando datos y aumentando la visibilidad. Cuando no implementa lo que ha aprendido del software CRM y los datos de su proceso de marketing, ventas y retención de clientes, todos esos datos e información se han recopilado en vano. Haga todo lo posible para desarrollar la misión, la visión y la estrategia general de su empresa, luego use un sistema CRM como herramienta para llegar a donde quiere ir.