Cambiando el juego: cómo las mesas de negociación están sacudiendo las organizaciones de ventas

¿Cuáles son las responsabilidades de la mesa de negociaciones?

Las mesas de negociación necesitan un alto nivel de autoridad y empoderamiento para la toma de decisiones comerciales. Deben tener la información, el poder y la autoridad para eliminar los trámites burocráticos de aprobación y tomar decisiones de negociación de contratos y fijación de precios eficientes.

Estas son algunas otras responsabilidades de la mesa de negociaciones:

• Creación de tratos: Las mesas de negociación ayudan con la creación de transacciones complejas, comenzando con la propuesta.
• Gestión de acuerdos: Las mesas de negociación gestionan transacciones complejas a lo largo de todo el proceso de negociación. "Complejo" se define como cualquier cosa fuera de las pautas proporcionadas a la organización de ventas para la fijación de precios y la autoridad contractual.
• Aprobación de acuerdos: Las mesas de negociación revisan y aprueban todas las transacciones que pasan por su negocio.
• Esbozar parámetros estándar: Las mesas de negociación brindan y administran parámetros y herramientas de "negociación estándar" que la organización de ventas puede aprovechar.
• Manejo de problemas internos: Las mesas de negociación sirven como punto de contacto para las negociaciones de contratos y la resolución de problemas internos en nombre de la organización de ventas.
• Encontrar soluciones: Los participantes de la mesa de negociaciones deben ser creativos y orientados a la solución. Las mesas de negociación están facultadas para encontrar soluciones a transacciones no estándar que aún se alinean con la marca de su empresa.
• Hacer tratos eficientes: Las mesas de negociaciones reducen el tiempo de ciclo de una negociación desde la oportunidad hasta la ejecución.
• Colaboración con otros departamentos: Las mesas de negociación interactúan activamente con múltiples unidades de negocios, recopilando información para facilitar el proceso de negociación.
• Apoyo al departamento de ventas: Las mesas de negociaciones permiten que la organización de ventas se concentre en las ventas para poder encontrar y cerrar más negociaciones.

¿Son efectivas las mesas de negociación?

La mesa de negociaciones empoderada está demostrando ser un modelo exitoso y las empresas están pidiendo más. Hay oportunidades sin explotar para aprovechar esta función para impulsar el compromiso de ventas, el rendimiento y, en última instancia, los resultados.

Las estructuras organizativas de la mesa de negociaciones varían según las funciones y responsabilidades asignadas a esa función. La mesa de acuerdos es más eficaz cuando los roles multifuncionales son responsables de la gestión de precios y contratos de un acuerdo.

Los análisis pueden ayudar con las decisiones de trato, el análisis de tendencias y la integridad del trato (cumplimiento). Aunque es posible que el equipo de análisis no informe a la mesa de negociaciones, debe mantener vínculos estrechos e informar sobre las operaciones de ventas para lograr el enfoque más integrado.

¿Cuáles son los pros y los contras de las mesas de negociación?

Las mesas de negociación brindan enormes beneficios, pero no están exentos de inconvenientes. Aquí hay algunas ventajas de establecer una mesa de negociaciones:

• Ahorra tiempo. Las mesas de negociación ahorran tiempo durante las transacciones complejas al eliminar los trámites burocráticos para tomar decisiones eficientes.
• Hace que los clientes se sientan valorados. Una mesa de negociaciones brinda un trato preferencial a los objetivos de alto valor, para que sepan que la organización valora su negocio.
• Elimina cuellos de botella. Las mesas de negociación eliminan los cuellos de botella que pueden ocurrir cuando los representantes de ventas tradicionales no están seguros de cómo proceder con contratos más extensos.

Aquí hay algunas desventajas de establecer una mesa de negociaciones en su organización:

• Se quita de otros aspectos de la empresa. Una mesa de negociaciones aleja a los expertos del equipo de sus funciones cotidianas, por lo que es posible que parte del trabajo no se complete.
• Provoca desorientación con los representantes de ventas. Los representantes de ventas pueden no estar seguros de qué tratos deben manejar y cuáles deben ir a la mesa de tratos.
• Puede ser confuso para los clientes. Dado que las mesas de negociación no se usan mucho, inicialmente pueden causar confusión con los clientes.

Cómo maximizar una mesa de operaciones

Siga estas pautas para establecer una función de mesa de operaciones en su organización o asegurarse de que su mesa de operaciones existente esté funcionando con todo su potencial:

1. Potencie su mesa de negociaciones. Asegúrese de que su mesa de negociaciones tenga la autoridad para establecer su propia cadencia de ventas y tomar decisiones sobre precios no estándar y términos de contrato utilizando pautas claras.
2. Aprovéchelo para gestionar el ciclo de operaciones. Cuando pone a su mesa de operaciones a cargo del ciclo de operaciones, permite que los representantes de ventas tradicionales se concentren en las actividades orientadas al cliente y desarrollen nuevas oportunidades comerciales.
3. Especifique las regiones de la mesa de negociaciones. La cobertura regional elimina la necesidad de que las ventas operen fuera del proceso y no correrá el riesgo de perder una oportunidad.
4. Asegúrese de que las personas adecuadas estén en su mesa de operaciones. Querrá una combinación de pensamiento crítico, creatividad y atención al detalle en su mesa de negociaciones. Los miembros también deben tener credibilidad, excelentes habilidades de comunicación y construcción de relaciones.
5. Dimensión y personal de la mesa de negociaciones de manera adecuada. El tamaño y el personal de una mesa de negociaciones dependen de los roles y funciones que espera cumplir. No existe un modelo correcto o incorrecto, siempre y cuando satisfaga las necesidades de su empresa.
6. Establecer límites. Los mejores resultados de la mesa de operaciones provienen de reglas claras. Por lo tanto, articule los límites y proporcione documentos de estos límites para empoderar a la mesa de negociaciones.
7. Priorizar la rendición de cuentas. Las mesas de negociación exitosas son responsables de sus responsabilidades y hacen que los demás cumplan con los estándares establecidos.
8. Recopile comentarios con regularidad. Realice sesiones regulares de retroalimentación formales e informales para discutir tendencias y condiciones cambiantes para que la organización de ventas pueda reaccionar en tiempo real.

En general, una mesa de acuerdos puede ayudar en gran medida a su empresa a construir y mejorar las relaciones con los clientes, impulsar la productividad de los representantes de ventas y ejecutar acuerdos que tengan sentido tanto para el cliente como para su empresa.

Michelle Seger contribuyó a la redacción y presentación de informes de este artículo.